大阪市西区 地域密着 工務店 様
【導入前の現状】
- 手書きで顧客カルテを作成
３００社を超える既存顧客について、1社A4サイズ1枚のカルテを作り、手書きで工事履歴を記録。それぞれの顧客に対して、いつどんな工事をしたか、手書きのカルテを見ればわかるようになっていました。
が、「1年前に工事したお客様の所を訪問したい」「工事をして半年後にハガキを出したい」というときに、すぐにリストは出せず、手書きのカルテをいちいち確認して、訪問やハガキ送付を行っていました。 - 筆まめで住所録を管理
お客様も含め、取引先、様々な交流会で名刺交換した方々の住所は、いくつかのデータに分けて筆まめに登録して、年賀状印刷に利用していました。 - 作成したニュースレターの送付先の整理ができていない
ニュースレターを作成し送付していたのですが、誰に送るかが整理されておらず、筆まめでその都度リストアップして送っていました。
【当社のサポート】
相談した結果、
- 筆まめの住所録があるので、そのデータを移行して活用したい。
- 訪問すべきリストや定期的なハガキ印刷などがボタン一つで可能にしたい。
- 見込客登録時にニュースレターを送るフラグを付けておいて、簡単にニュースレター用の宛名ラベルも印刷できるようにしたい。
といった点から、Microsoft Accessを使って、自社独自の「攻めの顧客管理」を構築することにしました。
1ヶ月目
事務員スタッフ様、経営者様にAccessの操作もお教えしながら、筆まめデータをCSVで出力し加工してAccessに取込み、「既存顧客」「見込み客」「業者」「その他」の4つのカテゴリーに分けたり、「ニュースレター」「年賀状」などのチェックボックスを追加して、顧客マスタを作成しました。
また、工事履歴や接触履歴などのデータを保存する「テーブル」を追加するなどの「テーブル設計」を行いました。
2ヶ月目
今月訪問すべきリスト(最新の工事日から4ヶ月ごとに訪問、実際に訪問した日を入力したらリストから消える)、ハガキを送るべきリスト(最新の工事完了日から2ヶ月ごと奇数月にハガキ)がボタン一つで確認でき、そのままハガキ印刷ができるような仕組みを作りました。
ニュースレターの宛名も、地域に分けてボタン一つで印刷できる仕組みを作りました。
工事履歴が様々な角度から見れるようなクエリを作成し、ボタン一つで確認できるようにしました。
その間、事務員スタッフ様・経営者様には、顧客マスタの整備・工事履歴の入力など、データをどんどん正しいものに修正していっていただきました。
3～4ヶ月目
その後の２ヶ月で、Accessのクエリによる抽出操作、フォームやレポートの修正方法等を事務スタッフさんにお教えし、自分達で、システムの手直しができるようになりました。
【導入後】
見込客の入力、また工事履歴の入力をすることにより、ニュースレター印刷・既存顧客へのハガキ印刷・訪問リストなどがすぐに出て、既存顧客へのアプローチが漏れなくできるようになりました。既存顧客からの追加注文・ニュースレターを送った見込客からの問合せなどにより、売上UPに繋げることができました。
【お客様の喜びの声】
手書きや筆まめでバラバラにやっていたことを一つにまとめて、ボタン一つで訪問すべきリストや宛名印刷などができて、とても便利です。
元々あった筆まめのデータを活用できたので、見込客や既存客データを一から入力せずに済みました。
またわからないことや「もっとこんな機能を追加したいんだけど」ということにもすぐに対応してもらったので、自分が思い描いていた仕組みを作ることでき、売上UPに繋がっています。
作成してから10年が経ちましたが、未だに大活躍しているシステムです。
| クライアント（担当者） | 工務店 経営者様 ＆ 事務担当者様（2009年～） |
|---|---|
| 使用ソフト | Microsoft Access2007 |
| サポート期間 | 4ヶ月（その後は、機能追加など必要なときにサポート） |
| サポート内容 | 設計代行、操作インストラクション、Accessインストラクション |
| サポート費用 | 当初4ヶ月：約280,000円（月平均70,000円） その後：約50,000円（4年間･･･年平均12,000円） |
| Access活用のポイント | 1．既存の筆まめCSVデータを活用する 2．履歴が入力できるようなテーブル設計をする 3．日付操作クエリを活用する（訪問リスト・ハガキ印刷等） |
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